Proceso

Paso 1: Formar el equipo y repartir los roles.

El equipo estará formado por 3 o 4 personas. Es importante que cada miembro tenga claro su función y lo que le corresponde hacer. Algunos roles posibles pueden ser:

• Coordinador o coordinadora de proyecto, responsable de la coordinación general y del cumplimiento del calendario.
• Analista de datos, encargado/a de trabajar con los datos y con las herramientas de IA.
• Redactor de contenidos, responsable de redactar y revisar los textos del informe.
• Diseñador o diseñadora, que creará los elementos visuales y el informe final.

Paso 2: Definir un escenario de proyecto.

Se puede elegir un proyecto social real o inventado para presentarlo en el informe. Por ejemplo, una iniciativa de recogida de alimentos, una campaña de limpieza de espacios naturales o un programa de apoyo al empleo juvenil.

Habrá que redactar una breve descripción del proyecto incluyendo:

• En qué consiste la actividad.
• A quién va dirigida, es decir, quiénes serán los beneficiarios.
• Qué tipo de datos se van a recoger (por ejemplo, respuestas de encuestas).
• A qué grupos de interés irá destinado el informe (financiadores, socios, comunidad…).

Paso 3: Diseñar una plantilla para el informe.

Una vez elegido el proyecto, toca pensar en cómo se va a contar lo que se ha hecho. Para eso hace falta una estructura básica, algo así como un esqueleto del informe. Es importante tener claro quién va a leer el informe (financiadores, comunidad, organizaciones colaboradoras) y adaptar el diseño a ese público.

Crea una estructura básica para el informe utilizando Google Docs, Canva, Google Slides o cualquier otra herramienta que conozcan.

La estructura del informe debería incluir:

• Un título y un resumen breve al principio (usando la información del paso 2).
• Secciones donde se expliquen los objetivos, los resultados y los datos recogidos de forma visual (gráficos, tablas…).
• Algún testimonio o historia real (si es posible).
• Una parte final con aprendizajes clave o próximos pasos del proyecto.

Paso 4: Convertir los datos en información útil con ayuda de la IA.

Un informe de impacto es el resultado de trabajar con diferentes tipos de datos en bruto: números, resultados de encuestas, textos de retroalimentación, publicaciones en redes sociales o entrevistas. Ahora es el momento de empezar a trabajar con estos datos. Utiliza herramientas de inteligencia artificial para analizarlos, resumirlos y transformarlos en contenido útil para tu informe.

Tipos de datos que podrías tener:

• Datos cuantitativos: número de participantes alcanzados, número de beneficiarios, porcentaje de participantes que completaron una formación, valoraciones en encuestas (por ejemplo, escala del 1 al 5 sobre satisfacción o resultados de aprendizaje), etc.
• Datos cualitativos: comentarios en encuestas, entrevistas, testimonios, etc.
• Datos mixtos, como resultados de encuestas que incluyan tanto valoraciones como comentarios escritos.

Herramientas de IA según los datos que tengas:

• ChatGPT: explica un gráfico, resume, analiza, busca en la web y da resultados.
• Google Sheets (con IA integrada) para crear gráficos simples (de barras, circulares, de líneas), calcular promedios y resaltar tendencias.
• Excel con Copilot para generar automáticamente resúmenes y gráficos a partir de hojas de cálculo.
• Canva Graphs convierte estadísticas en infografías.
• ChatGPT / Notion AI / Gemini: para resumir retroalimentación o feedback, redactar destacados del impacto, sugerir titulares o mensajes clave.
• ai (para entrevistas): transcribe retroalimentación oral en texto.
• Canva AI (descripción de imágenes) para añadir subtítulos o narraciones breves a imágenes o capturas de vídeo.

Así es como lo vamos a hacer:

• Elige un tipo de datos (por ejemplo, comentarios textuales o números).
• Decide qué quieres obtener de la IA (un resumen, un gráfico, un párrafo preliminar).
• Copia tus datos en la herramienta.
• Da a la IA una instrucción específica, como por ejemplo los siguientes prompts:
• Resume las siguientes citas de beneficiarios en 3 frases.
• Crea una lista con los comentarios positivos y negativos más comunes.
• Sugiere un titular o un breve párrafo resumen basado en estos datos de impacto.
• Revisa lo que la IA te entrega. Asegúrate de que la información sea precisa, que el tono sea adecuado para los grupos de interés, y haz los ajustes que consideres necesarios.
• Guarda los resultados finales de las herramientas de IA para el siguiente paso.

Paso 5: Junta todo lo anterior. El informe.

Ahora toca combinar toda la información de los pasos anteriores y crear un informe completo comprensible. Vas a usar la plantilla que preparaste en el Paso 3 y rellenarla con el contenido que generaste en el Paso 4.

• Abre la plantilla del informe que hiciste en el Paso 3.
• Añade el resumen del proyecto del Paso 2.
• Incorpora el contenido generado con IA del Paso 4.
• Añade gráficos, diagramas o infografías creadas con herramientas como Google Sheets o Canva.
• Inserta resúmenes, historias o puntos clave generados o mejorados con IA.
• Edita y da formato al borrador.
• Revisa que el informe se entienda bien y conecte con naturalidad de una sección a otra.
• Usa un lenguaje claro y profesional.
• Revisa los gráficos: ¿se entienden bien? ¿Están relacionados con el tema?
• Revisa la ortografía y la gramática.
• Exporta el informe final como PDF o comparte un enlace (por ejemplo, desde Google Slides, Canva, o Google Docs).

Paso 6: Presenta el informe final a los grupos de interés.

Ha llegado el momento de presentar tu informe a los grupos de interés: inversores, donantes, financiadores, miembros del consejo directivo o entidades colaboradoras.

Contarás la historia de tu proyecto y sus resultados de forma clara, segura y atractiva.

• Prepara una presentación breve (de 3 a 5 minutos), utilizando como base el informe final. Enfócate en explicar en qué consiste el proyecto, a quién ha ayudado y cuáles han sido los principales resultados y datos.
• Cada integrante del equipo puede encargarse de una parte del informe o una sola persona puede hacer toda la presentación.
• El formato puede ser una presentación en directo ante el grupo, un vídeo grabado o una presentación de diapositivas.
• No olvides mostrar tus gráficos, fotos y los puntos destacados.
• Mantén las diapositivas sencillas, sin exceso de texto.