Protsess

1. samm: moodustage meeskond ja jagage rollid

Teie meeskond koosneb 3–4 liikmest. Jagage rollid nii, et iga liige teaks oma rolli ja ülesandeid.

Mõned võimalikud rollid on järgmised:

• Projektikoordinaator, kes vastutab üldise koordineerimise ja ajakava eest.
• Andmeanalüütik, kes tegeleb andmete ja tehisintellekti tööriistadega.
• Sisuautor, kes koostab ja täiustab aruande teksti.
• Disainer, kes loob visuaalse kujunduse ja lõpliku aruande.

2. samm: määratle projekti stsenaarium

Looge või valige lihtne sotsiaalprojekt, mida oma aruandes esitada. See võib olla reaalne või väljamõeldud. Näiteks toiduabi algatus, keskkonna puhastamise kampaania või noorte tööhõiveprogramm.

Kirjutage lühike projekti kirjeldus, mis peaks sisaldama järgmist:

• Millega projekt tegeleb.
• Kes on projekti sihtrühm.
• Milliseid andmeid kogute (nt küsitluse vastused).
• Teie aruannet lugema hakkavad sidusrühmad.

3. samm: looge aruande mall

Nüüd, kui olete projekti valinud, on aeg mõelda, kuidas lugu esitada. Peate looma kujunduse, nagu aruande raamistik.

Et aruanne oleks selge, peate mõtlema, kes seda loeb (doonorid, kogukonna liikmed, partnerid), ja koostama vastava struktuuri. Looge aruande põhistruktuur Google Docs, Canva, Google Slides või mõne muu teile tuttava tööriistaga.

Mall peaks sisaldama:

• Pealkiri ja lühikokkuvõte alguses (2. sammust).
• Jaotised eesmärkide, tulemuste ja visuaalsete andmete (diagrammid/graafikud) jaoks
• Tsitaadid või lugusid reaalsetelt inimestelt (kui need on kättesaadavad)
• Tulevikuplaanid või olulisemad õppetunnid

4. samm: muundage andmed AI abil teadmisteks

Mõjuaruanne on erinevat tüüpi toorandmete (numbrid, küsitlustulemused, tagasiside tekstid, sotsiaalmeedia postitused või intervjuud) töötlemise tulemus. Nüüd on aeg alustada nende andmetega töötamist. Kasutage AI-tööriistu, et analüüsida, kokku võtta ja muuta toorandmed aruandeks sobivaks sisuks.

Andmete liigid, mis võivad teie käsutuses olla:

• Kvantitatiivsed andmed: jõutud osalejate arv, abisaajate arv, koolituse lõpetanud osalejate protsent, küsitluse hinnangud (nt rahulolu või õpitulemuste hindamine skaalal 1–5) jne.
• Kvalitatiivsed andmed: kommentaarid uuringutes, intervjuudes, iseloomustused jne.
• Segatud andmed, näiteks küsitluse tulemused, mis sisaldavad nii hinnanguid kui ka kirjalikke kommentaare.

Teie andmetel põhinevad AI-tööriistad:

• ChatGPT: selgitab graafikut, teeb kokkuvõtte, analüüsib, otsib veebist ja annab tulemused.
• Google Sheets (sisseehitatud AI-ga) lihtsate diagrammide (tulpdiagramm, sektorid, jooned) loomiseks, keskmiste arvutamiseks ja trendide esiletõstmiseks.
• Excel koos Copilotiga, et luua tabelitest automaatselt kokkuvõtteid ja graafikuid.
• Canva Graphs muudab statistika infograafikaks.
• ChatGPT / Notion AI / Gemini: võtab kokku tagasiside, kirjutab mõju kokkuvõtte, soovitab pealkirju või põhisõnumeid.
• ai (intervjuude jaoks): transkribeerib suulise tagasiside tekstiks.
• Canva AI (pildikirjeldus) piltide või videolõikude juurde pealkirjade või lühikeste kirjelduste lisamiseks.

Nii saad seda teha:

• Vali üks andmetüüp (nt tsitaadid või numbrid).
• Otsustage, mida soovite AI-lt (kokkuvõte, diagramm, lõigu kavand).
• Kopeerige andmed tööriista.
• Andke AI-le konkreetne ülesanne, näiteks:
  • Kokkuvõtke järgmised abisaajate tsitaadid 3 lausega.
  • Koosta loetelu kõige levinumate positiivsete ja negatiivsete tagasiside punktidest.
  • Soovitage pealkiri või lühike kokkuvõtte lõik selle mõjuandmete põhjal.
• Vaadake üle, mida AI teile annab. Veenduge, et saadud teave on täpne, toon on sidusrühmadele sobiv, ja tehke vajalikud muudatused.
• Säilita AI-tööriistade lõpptulemused järgmiseks sammuks.

5. samm: koondage kõik kokku

Nüüd peate eelmistes sammudest saadud andmed kokku panna ja koostada terviklik aruanne. Kasutage selleks 3. sammus loodud mall ja täitke see 4. sammus loodud sisuga.

• Avage sammus loodud aruande mall.
• Lisage sammus koostatud projekti kokkuvõte.
• Lisage 4. sammus AI poolt loodud sisu.
  • Lisage Google Sheetsi või Canva abil loodud diagrammid, graafikud või infograafikud.
  • Lisage AI abil loodud või täiustatud kokkuvõtted, lood või olulisemad punktid.
• Redigeerige ja vormindage oma eelnõu.
  • Veenduge, et teie aruanne üleminekud ühest osast teise on sujuvad.
  • Kasutage selget ja professionaalset keelt.
  • Vaadake graafikuid: kas need on kergesti loetavad ja teemaga seotud?
  • Kontrollige õigekirja ja grammatilisi vigu!
• Ekspordi lõplik aruanne PDF-failina või jaga link (nt Google Slides, Canva või Google Docs).

6. samm: esitage aruanne huvirühmadele

Nüüd on aeg esitada oma aruanne sidusrühmadele: annetajatele, rahastajatele, juhatusele või partnerorganisatsioonile.

Esitage oma projekti lugu ja tulemused selgelt, enesekindlalt ja huvitavalt.

• Koostage lühike esitlus (3–5 minutit), võttes aluseks lõpparuande. Keskenduge projekti sisule, kellele see aitas, millised on peamised tulemused ja andmed.
• Iga meeskonnaliige võib selgitada ühte osa aruandest või üks inimene võib teha kogu esitluse.
• Esitluse vorm võib olla grupi ees peetav live-esitlus, salvestatud video või slaidiesitlus.
• Ärge unustage näidata meie graafikuid, fotosid ja olulisemaid hetki.
• Hoidke slaidid lihtsana, ilma liiga palju teksti.